Обратная связь

Ключевые слова

Проведение мероприятия с

по

Страна

Город

Тип мероприятия

Тематика

* Для выбора нескольких тематик используйте зажатую клавишу CTRL

Наукометрические базы данных

* Для выбора нескольких тематик используйте зажатую клавишу CTRL

Форма участия

Сортировать по

Рекомендации по подготовке информационного письма научного мероприятия

Рекомендации по подготовке информационного письма научного мероприятия
01 / 09 / 2021 Автор: Валерия Богданова
Когда организационный комитет собирает материалы для предстоящего мероприятия, вы хотите, чтобы процесс прошел как можно более гладко для всех участников. Но, естественно, все может немного усложниться, особенно если вы просите докладчиков предоставить много страниц информации и несколько типов файлов. Без четких инструкций по процессу отправки у отправителей, скорее всего, возникнут некоторые вопросы или проблемы, которые могут разочаровать их (и они будут разговаривать по телефону со службой технической поддержки вместо того, чтобы завершить свою отправку).

Никто не любит работать с непростой или интуитивно непонятной системой. Написание четких и кратких инструкций может помочь отправителям в процессе. Очень важно, чтобы ваши инструкции были эффективными. 

Вот несколько советов для составления информационных писем научных мероприятий:

1. Начните с общей информации о мероприятии или публикации.

Во-первых, вы захотите описать, чему будет посвящена конференция или публикация. Вы также захотите изложить некоторую ключевую информацию:

Для конференции укажите название, дату и место проведения.
Для специального выпуска журнала назовите журнал, скажите, кто его редакторы, и дайте название выпуска.
Точно так же для отредактированного тома укажите его название и его редакторов.
Это даст читателям немедленное представление о том, подходит ли им планируемое вами научное мероприятие.

2. Опишите направления работы научного мероприятия

Для этого опишите общие темы конференции или публикации и перечислите темы, которые больше всего интересуют вас как организаторов.

3. Объясните процесс отправки тезисов.

В данном пункте следует указывать (если для вас это необходимо) объём тезисов докладчиков. Если вы ожидаете много заявок – не следует просить о высылке больших по объёму тезисов (например, не более одной страницы).
Кроме того, вам нужно объяснить, как люди должны подавать свои тезисы - следует ли им отправлять их по электронной почте? Или есть онлайн-форма, которую им следует заполнить?

4. Укажите сроки.

Убедитесь, что вы четко указали крайние сроки для подачи тезисов (если они необходимы) и для подачи полного доклада конференции, журнальной статьи или главы. Это поможет вам вовремя получить предложения и поможет тем, кто читает информационное сообщение о предоставлении документов, решить, могут ли они подать заявку.

5. Сделайте ваше информационное письмо как можно более ясным и убедительным.


И немного о самом тексте вашего информационного письма…

 - Некоторые отправители могут не понимать терминологию в ваших инструкциях. Используйте язык, понятный вашей целевой аудитории. 

- В век Интернета пользователи избегают читать длинные сложные абзацы. Чтобы повысить вероятность того, что ваши пользователи прочитают их, используйте короткие, легкие для понимания предложения.

- Нет необходимости использовать причудливые слова при написании информационных писем. Использование простых терминов поможет большему количеству людей понять процесс, который вы объясняете.

- Вы можете дополнить свои инструкции советами, которые появляются на протяжении всего процесса отправки. Эти дополнительные пункты могут быть написаны рядом с определенными полями.

- Если вы хотите, чтобы отправители следовали инструкциям, используйте нумерованные списки, чтобы указать шаги, которые им необходимо предпринять. Если у вас есть более общие или дополнительные инструкции, используйте маркеры.

- Расплывчатые утверждения могут сбить с толку читателей. Используйте императив и напишите свои инструкции как прямые команды. Например, напишите «Выберите одну тему ниже» вместо «Пожалуйста, выберите из этого списка тем».

- Если вам нужно привлечь внимание к определенной инструкции или предупреждению, используйте жирный шрифт или подумайте об изменении стиля или размера шрифта. Также может помочь использование шрифта другого цвета, но имейте в виду, что некоторым пользователям бывает трудно читать цвета.

Написание текста информационного письма может быть не так просто, как кажется. Но если вы последуете этим советам, вы создадите более эффективные инструкции, которые упростят жизнь отправителям!